Les consultants commencent rarement le même jour. Le consultant en urbanisme arrive souvent en premier : il lit le plan officiel de la collectivité (Official Community Plan), le règlement de zonage et tout plan de secteur, rédige la justification réglementaire et façonne la stratégie de consultation. Un consultant en patrimoine suit lorsque le site figure à un répertoire, se trouve dans une zone de conservation du patrimoine ou jouxte un bâtiment protégé; il prépare un énoncé de valeur patrimoniale et une évaluation des incidences sur le patrimoine. De nombreuses municipalités de la C.-B. se réfèrent dans ce travail aux Normes et lignes directrices pour la conservation des lieux patrimoniaux au Canada.
L'ingénierie avance en parallèle. L'ingénieur en transport étudie la circulation et le stationnement, l'ingénieur civil s'occupe de la viabilisation et des eaux pluviales, et l'architecte paysagiste travaille avec un arboriculteur pour déterminer quels arbres restent. Un consultant en coûts ou un économiste de la construction chiffre le design à chaque étape, d'une estimation de classe sommaire à l'étape de la volumétrie jusqu'à une estimation détaillée avant l'appel d'offres.
Chacun de vous rédige un rapport qui décrit des plans d'une date précise. C'est là le point faible. Le design évolue entre les rondes de dépôt, et un rapport qui cite le jeu du mois dernier peut être démoli lors d'un examen par le personnel ou d'une séance du conseil. Ce qui suit vise à garder votre rapport lié à la bonne version, et à obtenir les vues dont votre argumentaire a besoin.
Votre lecteur a changé aussi. Comme moins de changements de zonage résidentiels passent par une audience publique, une grande partie de votre travail est maintenant lue par le personnel et le conseil dans un dossier, plutôt que défendue devant une salle. Cela donne plus de poids à ce qui figure sur la page : une méthode énoncée clairement, des vues vérifiables et des plans de la bonne date. Un examinateur qui ne peut pas vérifier une vue la mettra de côté.